استغلال الوقت بطريقة سليمة

هل تعلم أن الإدارة الجيدة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الوقت؟


إن إضافة 15دقيقة كل يوم تعنى أنك أضفت 13 يوم عمل كل عام


و إضافة 30 دقيقة كل يوم تعنى أنك أضفت 26 يوم عمل كل عام (اى ما يقرب الشهر)


ما هو دورك في العمل؟


اذا كان الهدف من ادارة الوقت او ادارة ما في الوقت، هو تحقيق الأهداف المهنية، فيجب عليك مراجعة الوصف الوظيفي لعملك جيدا و مناقشة رئيسك فيه لتعرف جيدا ما هو دورك في المؤسسة التى تعمل بها، و اذا كان العمل يتم ضمن فريق العمل، يجب الاجتماع بالفريق لاحداث التفاهم الجيد لطبيعة العمل و كيفية احداث التعاون البناء بين اعضاء الفريق خاصة اذا كانت الأعمال تترتب على بعضها.


ابذل القليل من الوقت لتكسب الكثير:


اشبه بقاعدة الاستثمار المالي فانفاق القليل من المال لتقديم خدمة أفضل يؤدي الى الكثير من الارباح، ففي مجال الوقت هناك من الاعمال ما يؤدي الي الاستفادة القصوى من الوقت، من هذه الاعمال التفكير و التخطيط والمراجعة و التدريب و تنمية المهارات و وضع الاستراتيجيات و آليات العمل و الاجتماع الدوري مع أعضاء الفريق اذا كان العمل يتم ضمن فريق عمل.



حدد اهدافك:


الكثير من الأعمال ربما تؤدي بحكم العادة او لانها فوضت من قبل الاخرين او للهروب من اعمال اخري، فيجب أن يكون لكل عمل هدف فالاعمال وسيلة تحقيق الاهداف،

فاذا لم تصل بالعمل الي الهدف، فان هذا يعني اعادة العمل مرة ثانية، و اعادة الاعمال يعني ضياع الوقت، لذا تعود قبل القيام بأي عمل تود القيام به أن تسأل نفسك لماذا أقوم به؟


مبدأ تخصيص وقت للتخطيط:


من المهم جدا أن تخصص وقتا للتخطيط، فذلك يضع لك صورة ذهنية لما يجب العمل لأجله لتحقيق أهدافك، صحيح أن ذلك يستهلك من الوقت الحالى، الا أنه يوفر الوقت عموما و يوجه العمل لما يخدم أهدافك، كما أن التخطيط للعمل اليومي يجعلك تفاضل بين ما يطرأ عليك من الأعمال، خاصة التي تطرأ من الاخرين


يمكن أن نلخص ذلك في جملتين:


عدم التخطيط = التخطيط للفشل


إذا لم تخطط لنفسك سيخطط لك الآخرون


أما عن أنسب الأوقات للتخطيط هو نهاية يوم العمل و ذلك له فوائد عديدة:


1 - فهو يجعلك تحدد أولوياتك لليوم التالي ببساطة و لاتنسى شيئا


2 - كما أنه يهيئك أن تذهب الي البيت دون ضغط العمل كما هو مشاهد


3 - اضافة انه يجعلك نشطا في اليوم التالي لأنك تعرف مسبقا أهمية وقت العمل


4 - كما يجعلك اذا كنت ستفوض بعض الاعمال الي الاخرين او تطلب التعاون من زملائك، فان ذلك يسهل كثيرا التعاون فانك بذلك تسهل عليك الموافقة علي مساعدتك، فانت بذلك تساعدهم على تخطيط اعمالهم بجانب اعمالك بدلا من ان تطلب منهم ذلك اثناء يوم العمل الذي يكون ممتلئا بأعمالهم فتكون فرصة قبول اعمالك قليلة، على العكس ستكون فرصة قبول التفويض و التعاون اكبر اذا كان ذلك مسبقا.


خطط ل 50 % من وقت العمل:


فذلك يوفر لك نوع من المرونة في التعامل مع الأعمال الوظيفية و يسمح أيضا التعامل مع الظروف الخارجية التي تكون غير متوقعة والتي ستقع حتما.


توقع العقبات و عوامل ضياع الوقت:


سنتكلم عن ذلك بشئ من التفصيل لاحقا ان شاء الله، سواء من عاداتك أنت أو الاخرين وتكوين رؤية للتعامل معها و تجاوزها.


تحديد الأولويات و الالتزام بها:


هناك الكثير من الأعمال، لذلك يجب ان تحدد اولوياتك، و تبعا لقاعدة اتفقنا عليها سالفا ان غياب الوعي عن ماهو مهم هو انشغال بما ليس مهم، و جب اعادة النظر في أعمالنا و التركيز على اولوية كل عمل و نشاط، ببساطة يمكن تقسيم الأنشطة والمهام الوظيفية الى:


فئات الاولويات:


1 - المهام التي يتحتم عليك تنفيذها


2 - المهام التي ينبغي عليك تنفيذها


3 - المهام التي سيكون من المفضل أن تقوم بها


و سنفرد للحديث عن الولويات مقالة منفردة إن شاء الله


التوازن و التناسق:


يشير هذا لمبدأ أن أفضل خطط ادارة الوقت ما ينظر اليه باعتباره نظاما كليا مركبا ينظم الجوانب الحياتية المختلفة كما يركز على كل من الأهداف قصيرة المدى و كذلك طويلة المدى، و يعتني باتمام المهام والأنشطة التى تحقق الأهداف، ويهتم أيضا بالراحة والاسترخاء الذهنى والبدني والنفسى وممارسة الأنشطة المحببة الى النفس و الاعتناء بمن يحيطوننا من الأهل و الأصدقاء.


المرونة:


في العادة أنت تخطط لمستقبل مجهول بدرجة ما، اضافة اننا لا نملك التحكم و السيطرة على كل الأحداث، لذا من الضروري جدا ان نتميز بالمرونة، و لكي تساعد نفسك على المرونة، فكما تعطي وقتا لتنفيذ المهام والأنشطة خطط أيضا و أعطى وقتا للمقاطعات و الطوارئ غير المتوقعة، فكما قلنا من قبل خطط لـ 50 % من الوقت و اجعل الباقي للطوارئ، فاذا تبقى من ذلك وقت اجعله للقيام بالأمور الروتينية أو حتى تستفيد منه للراحة أو تعطيها للعمل على المشاريع طويلة الأمد.


خصص بعض الوقت لذاتك و للاسترخاء أثناء العمل:


فذلك يجدد النشاط و السرعة في اداء الأعمال التي تاخذ وقت أطول في غياب فترة الاسترخاء مما يعد استثمارا جيدا للوقت و هنا من المهم ان نلفت الانتباه الى ان الراحة التي تجدد النشاط هي استثمارا جيد للوقت


أجازتك:


في غاية الأهمية لا تعمل بها شيئا يتعلق بالعمل